Eventos corporativos: 7 tips para organizar tu primera conferencia en línea

7 tips para organizar tu primer conferencia online

A un año de que inició la pandemia de Covid-19, el home office se ha instalado de lleno en varias empresas, limitando la organización de eventos corporativos.

Por esa razón, las empresas necesitan estar cada vez más al día con los avances en tecnología y recurrir a los métodos que facilitan sus procesos, para no detenerse sin importar qué pase en nuestra vida cotidiana.

Las conferencias en línea y actividades virtuales son una de esos métodos que nos permiten continuar en comunicación con nuestros colaboradores y/o clientes; sin necesidad de tener que estar cara a cara arriesgándonos a un contagio.

Así que si es la primera vez que organizas una, aquí te dejamos un par de tips para que sea todo un éxito.

1. Elige tu plataforma

Probablemente este sea el más importante. No todas cuentan con las mismas funciones; por ejemplo, algunas cuentan con un medidor de velocidad para tu internet, que te indica que tan buena conexión tienes y es de mucha ayuda, otras con un chat en el que pueden realizar preguntas y respuestas, envío de archivos, etc. Necesitas una plataforma que cuente con todas las herramientas que requieres para tu conferencia en línea.

Sobre todo si planeas una conferencia con alto número de participantes; una buena opción es Zoom; que en nivel básico podrás añadir hasta 100 participantes, al igual que Google Meet; pero con licencias te permite que se conecten mas de 1,000.

2. Determina tus temas y tu público objetivo

Dependiendo de si tu conferencia será interna; o sea entre los colaboradores de tu empresa, o externa; para personas que no conoces (posibles clientes por ejemplo), serán los temas que trataras. Si es externa, una vez planteado tu tema, deberás investigar a tu publico objetivo; rango de edad, ocupaciones, donde están ubicados, etc. Cuando son internas e mucho más fácil; ya conoces a tus invitados y por lo general se tratan temas que todos ya conocen o tienen una idea.

Puedes apoyarte de un experto que te ayude con la determinación de temas; quizás tengas la idea pero no sepas como plantearla fuera de tu mente, para eso están ellos.

3. Apóyate de ponentes

Tener expertos del tema en tu conferencia es un gran valor añadido para esta; demuestra el profesionalismo y compromiso que tienes con tus espectadores. Aún si tú sabes mucho del tema, tener apoyo es bueno; te quita carga de trabajo y permite diferentes puntos de vista.

Puedes incluso abarcar varios subtemas, en el que cada ponente sea experto en este punto y así dar mejor desarrollo al tema principal y explicaciones más a fondo para tus espectadores.

4. Formulario de inscripción personalizado

Vender accesos a tu conferencia es totalmente válido y para tener un mejor control de las personas que asistirán a tu conferencia, te recomendamos contratar una empresa que se encargue de esto; ellos cuentan con plataformas de registro en los que se encargan de prácticamente todo:

  • Facilitar y acelerar el proceso de inscripción
  • Recaudar los datos de cada uno: nombre, empresa, cargo, por qué acuden a tu conferencia, etc.
  • Procesar los pagos de los accesos
  • Mandar correos de confirmación
  • Encuestas de feedback o satisfacción
  • Entre otros.

5. Un buen escenario y un buen equipo

La parte visual es muy importante, desde la calidad de la imagen y un sonido con claridad hasta el fondo que tendrás tras de ti a la hora del streaming. Existen muchos foros de grabación que se rentan por hora o por días para este tipo de trabajos; cuentan con todo lo que necesitas como cámaras, micrófonos, luz, pantalla verde e incluso con staff que te ayuda para manejar todo esto; con el fin de que tu sólo te preocupes por tu imagen y lo que hablaras en tu conferencia.

6. Conferencista profesional

Que sea tu conferencia, no significa que forzosamente tengas que ser tú el conferencista. Si se te dificulta la parte de estar frente a un publico (aún si es virtual) ya sea por nervios o porque te cuesta trabajo explicarte, lo mejor es dejarlo en manos de un conferencista profesional.

El punto de esto es brindar el mejor servicio para tus espectadores, como ya mencionamos, brindarles compromiso y profesionalismo. Un conferencista experto, no sólo se encargara de explicar el tema; ellos interactúan con el público, resuelven las dudas al momento con claridad y sin alagarse tanto, controlan al público logrando que se enfoquen en ellos sin perder su atención.

7. Deja tus eventos corporativos en manos de un profesional

Todos los puntos anteriores se pueden resolver contratando un proveedor experto en conferencias, existen agencias que se encargan de absolutamente todo; desde la parte técnica, el conferencista, determinación del tema, registro, etc. Y lo único que debes hacer es darles el tema, fecha y hora en la que quieres que se realice tu evento corporativo. Te aseguro que será lo mas profesional posible y dejaras a tus espectadores pidiendo más.

Te recomendamos contratar a cualquier de estos expertos en conferencias en Keyboo; sólo necesitas cargar tu solicitud sin ningún costo y automáticamente se pondrán en contacto directamente contigo los encargados en el tema para enviarte sus propuestas.

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