Organizar un evento digital sin caer en lo monótono | Coronavirus

La pandemia del coronavirus Covid-19 ha obligado a replantear varias cosas en la organización de eventos. Una de las alternativas ante la crisis causada por la cuarentena es organizar un evento digital.  

En esta época existen varias plataformas digitales que te permiten realizar videollamadas o teleconferencias. Para algunos, participar en un meeting o evento social o corporativo en línea, es considerado como algo tedioso. 

Esto no tiene que ser así. Por eso que te daré unos cuantos tips para organizar un evento digital sin hacerlo común y aburrido.

Empecemos con lo primordial.

Conoce a la audiencia de tu evento en línea 

Como todas las audiencias son diferentes debes tener en cuenta lo siguiente:

  • ¿Qué buscan o a qué aspiran al entrar en la teleconferencia? Saber el objetivo que tiene en mente.
  • ¿Qué llama su atención? Qué recursos debo ocupar para que se sienta más cómoda y exista mayor interacción en la videollamada por ambas partes.
  •  ¿A qué le da más importancia? Quizás en la organización del evento digital me estoy enfocando en algo que no es tan importante para él como esto otro, entonces empecemos por esto y dejemos lo otro para después.

Algo que también ayuda para tu evento digital es saber un poco más sobre la demografía, no es igual el contenido que le interesa a un ejecutivo que trabaja una larga jornada en la oficina a una ama de casa que se enfoca en su familia; tienen diferentes intereses y están acostumbrados a diferentes ritmos de vida.

¿Cuándo es el mejor momento para organizar un evento digital?

Ahora que ya conoces un poco más sobre la audiencia de tu evento en línea, sabes que, por ejemplo, el ejecutivo no estará disponible en un horario de lunes a viernes por la mañana porque es la hora en la que realiza su jornada laboral, por lo tanto, deberás realizar tu videoconferencia en fin de semana o por la tarde y así lograr que éste participe.

De la misma manera con cualquier audiencia a quien te quieras dirigir, así garantizas que puedan participar cuando tienen tiempo libre; fuera de sus actividades rutinarias.

Pero esto también incluye el tiempo que debe durar tu evento digital, vamos, no tiene el mismo tiempo libre el ejecutivo que la ama de casa, POR ESO ES TAN IMPORTANTE CONOCER A TU AUDIENCIA.

¿Qué tipo de “energía” quieres transmitir?

Otra vez, ya sé, conoce a tu audiencia, pero es que de verdad eso es lo que te resolverá TODO.

Cuando hablo de energía me refiero a lo que quieres proyectar, si vas dirigido a una audiencia joven, como los universitarios, necesitas ser más relajado, pero a la vez energético y sin tanta seriedad como la que tendrías si tu audiencia fueran los ejecutivos y tu evento fuera algo más “formal”.

Visualízate como si fuera esa persona a la que te quieres dirigir, ¿con que seriedad me gustaría que me hablasen o me trataran? De esa misma manera intenta ser tú con ellos y así te será más fácil crear un lazo.

Una vez que sepas esto entonces sabrás hacia qué dirección es recomendable guiar tu evento digital.

Comprueba tu conexión de Internet

Uno de los consejos más útiles para la organización de eventos digitales que te podemos dar es que tengas en cuenta la velocidad de tu conexión de Internet.

Tener rapidez en cuanto a tu Internet es algo muy importante, imagínate que a medio evento se traba la imagen y varios participantes se fastidian y se van, ¿nadie quiere eso verdad? Es por eso que tu conexión tiene que ser eficiente y sin fallas.

Algunas plataformas suelen incluir una herramienta que te permite comprobar esto, como Demio o GoToWebinar y algunas otras herramientas como Fast.comSpeedtest que igual comprueban que tan eficiente es tu red.

Un lugar adecuado para la transmisión

Realiza tu transmisión en línea desde un lugar tranquilo, en el que no haya ruido u otra cosa que pueda distraerte a ti o a tus asistentes. En caso de que no puedas controlar los ruidos del exterior entonces no trates de continuar como si nada pasara; lo mejor es avisarle a tu audiencia lo que ocurre y pedirles que hagan una pausa en lo que ese sonido molesto desaparece, es de gran ayuda y tus asistentes lo agradecerán.

Si te encuentras con más personas en ese lugar desde donde lo estas realizando, lo mejor será decirles que procuren no molestarte o distraerte durante tu evento.

Equipo de calidad para organizar eventos en línea

La calidad del sonido y de la imagen es muy importante para que tu evento en línea sea más dinámico; si los asistentes no pueden escucharte o la imagen no es clara y se congela, lo más probable es que decidan retirarse o que éste se vuelva confuso.

Recuerda:

  • Computadora
  • Micrófono
  • Cámara
  • Audífonos
  • Iluminación

Son los principales elementos en los que debes invertir más, si tu evento lo realizas de día y en un lugar con una buena luz natural puedes ahorrarte la luz artificial, toma en cuenta también la hora en la que terminará tu evento ya que si terminas en una hora en la que el sol ya se haya metido entonces sí será necesario esa inversión y procura que tu computadora trabaje de manera óptima, cierra las ventanas que no necesites para que tu memoria RAM no se alenté y provoque cortes durante tu evento.

Recuerda que no sólo se trata de el equipo tecnológico, sino también del esfuerzo personal, lo más importante es tu compromiso.

Organizadores a tiempo

En caso de no ser el único organizador de tu evento digital, procura que tus otros compañeros de equipo también estén enterados de todo lo que se realizará.

Deben estar al tanto sobre los tiempos que se tomarán y principalmente que todos estén preparados en la fecha y hora del evento, un buen consejo es que todos estén conectados o reunidos con al menos 20 o 40 minutos de anticipación al comienzo de la transmisión en vivo  para que todos den un pequeño repaso de lo que se hará y no haya ningún tipo de fallas.

¡Empecemos!

Al iniciar tu evento cerciórate de que tu cámara y micrófono estén encendidos, no olvides comprobar tu buena conexión y cerrar todas las ventanas en tu computadora que no utilices, asegúrate de que tus materiales de presentación sean compartidos, pero sobre todo RE-LÁ-JA-TE.

Los primeros minutos de la transmisión son vitales, si no captas la atención desde el primer momento provocaras aburrimiento y abandono, recuerda lo de la energía y el tono de voz para generar confianza y confort en tus participantes, además de que tendrás más activa a tu audiencia.

No olvides permitir la retroalimentación

Realiza preguntas y deja que ellos también las hagan, deja que se expresen o hagan sus comentarios, respóndelos y pregunta si tienen alguna duda; mientras ellos comentan, tú puedes aprovechar para mantenerte hidratado.

Manténlos activos

Realiza breves cuestionarios, pídeles que escriban sus ideas y objetivos, y que los compartan con el resto, ya sea que lo hagan platicando con los demás o que compartan el escrito directamente por el chat del evento.

No pasa nada

Siempre puede ocurrir que alguna de tus herramientas falle, si esto pasa, no te preocupes ni entres en pánico (a cualquiera le pasa aun cuando tengas la previa preparación) simplemente intenta solucionarlo en breve, te aseguro que tus espectadores lo comprenderán mejor de lo que crees.

¡Terminamos!

Al finalizar tu evento no olvides nuevamente preguntar si existe alguna duda o comentario, en caso de ser así resuélvelos hasta que tus asistentes queden satisfechos.

Agradece sinceramente a los que se quedaron contigo hasta el final e invítalos a que participen en un evento digital futuro en caso de realizarlo.

Permite que se abandonen el sitio todos los espectadores y ahora sí, ¡felicidades! Lograste realizar tu evento virtual exitoso.

Espero te haya servido de gran ayuda estos básicos pero importantes tips para organizar un evento digital exitoso, ¡hiciste un gran trabajo!



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