Ideas de políticas de cancelación de eventos en tiempos de coronavirus

Ante la crisis causada por el Covid-19, como organizador de eventos es muy probable que te surjan muchas dudas. Una de las más comunes entre los planners y agencias dedicadas a la organización de eventos y meetings tiene que ver con las políticas de cancelación de eventos en tiempos de coronavirus.

Como venue o proveedor es casi seguro que tengas tus políticas de cancelación establecidas. Pero, ante una situación extraordinaria como la que vivimos a causa del Covid-19, ¿qué hacer? 

Ante una realidad en la que prácticamente el 90 por ciento de los clientes está cancelando sus eventos sociales o corporativos, te ofrecemos una serie de consejos que te pueden ayudar ante esta crisis.

Ideas de políticas de cancelación de eventos en tiempos de coronavirus

“No canceles, reagenda”. Evita a toda costa que tus clientes cancelen sus eventos o servicios contratados y propón un cambio de fecha sin ningún costo extra.

Sé flexible. Sabemos que en la organización de eventos, hay venues y proveedores cuyas políticas de cancelación son muy estrictas. Pero ante las circunstancias extraordinarias que estamos viviendo, puedes crear nuevas políticas para esta crisis, en las cuales puedas ofrecer opciones a tus clientes. 

Negocia. Muchas veces las políticas de cancelación al contratar un venue o servicio como el mobiliario para eventos, son innegociables y para el cliente se convierten en esas “letras chiquitas” que hay que leer con cuidado y aceptar sin cuestionamientos. En este momento eso cambió. Negocia con tus clientes, llega a acuerdos con ellos que sean benéficos para ambos.

Sé empático y solidario al momento de negociar con tus clientes. Todos estamos atravesando la misma crisis y todos deseamos lo mismo: volver pronto a la normalidad. Ser empático te ayudará a transitar por este momento con mayor facilidad. Y si somos pragmáticos, hay que reconocer que esto también te servirá en un posicionamiento de tu marca.

Establece alianzas con otros venues y proveedores que ayuden a conseguir un ganar-ganar. Por ejemplo, si alguien te pide reagendar una fiesta empresarial para una fecha que ya tenías reservada, puedes canalizar a tu cliente con otro lugar para eventos con el cual establezcas una alianza estratégica para que él haga lo mismo contigo. La finalidad es que entre todos ayudemos a reactivar lo más pronto posible la economía del sector.

Sé creativo y revisa lo que ocurre en otros países y sectores. Toda crisis es una oportunidad y la pandemia del Covid-19 es la mayor crisis que se ha vivido desde la Segunda Guerra Mundial: eso nos da una idea del reto que estamos enfrentando. Estar informado de lo que ocurre en otras industrias y países te puede servir de inspiración para encontrar soluciones que respondan a tus necesidades.

La industria de la organización de eventos es ya una de las más afectadas por la pandemia del coronavirus. Aún no hay cifras precisas sobre el monto que representarán las pérdidas en el sector de la organización de eventos, pero los cálculos preliminares señalan que el coronavirus dejará pérdidas por al menos 863 mil millones de pesos en México.

El gobierno de México declaró emergencia sanitaria por causas de fuerza mayor a la epidemia de Covid-19, lo cual implica, entre otras medidas, mantener hasta el 30 de abril la suspensión de actividades no esenciales.

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